Как вести ежедневник и извлекать из этого дела максимум пользы?

Органайзеры появились гораздо раньше, чем понятие тайм-менеджмента: ещё в царской России чиновники регулярно покупали «памятную книжку» с указанием приемных часов столичных присутственных мест и ежедневником на предстоящий год.

Этот очевидный инструмент оставался вне конкуренции столетиями — вплоть до появления компьютеров в офисах.

Сейчас о нём поговаривают скептически: мол, что за бред — сидеть перед клавиатурой и строчить планы от руки…

Есть ли смысл в ведении ежедневника

Органайзер вряд ли станет ценным помощником, если:

  • вы проводите весь день за ПК;
  • ваша главная цель — красиво заполнить толстый датированный блокнот, перепавший на Новый год или день рождения.

В первом случае нет никаких причин для отказа от программ-планировщиков (их великое множество — Google-календарь, опция «Дела» в Яндекс-почте, Outlook и др.). Электронные записи легко выделить, поправить, удалить.

Записывать текущие задачи, дабы найти применение красивой книжечке с толстой обложкой — идея, обречённая на провал. Через неделю вы наиграетесь, и триста с хвостиком пустых страниц початого канцелярского изделия окажутся годными только для почеркушек. Лучше уж использовать подарок творчески: например, сделать из него лаконичный дневник. Один день — одна мысль, самая важная.

Органайзер пригодится специалистам, которые имеют дело не с документами и сервисами, а с людьми. Такие сотрудники поневоле привыкают носить с собой ручку и как минимум блокнот: им часто бывает надо записать на бегу телефонный номер, сделать себе напоминалку о начале предстоящей встречи.

Управляющий отделения «РосЕвроБанка» Герасим Богомолов рассказывает (цитирую по книге Г.Архангельский, «Корпоративный тайм-менеджмент»(1)):

В начале каждого года я расписываю ежедневник, заношу в него телефонные контакты и адреса. Работал так и будучи менеджером, выполняя локальные задачи. На настоящий момент (…) занимаю должность управляющего отделением. Круг моих обязанностей значительно расширился, однако я чувствую себя комфортно, используя ручку и ежедневник.

Обратите внимание: «комфортно». Записи, сделанные на бумаге, материальны. Они словно воплощают утекающее сквозь пальцы время, создают ощущение контроля над ним.

Электронные планеры при всей их универсальности подобного эффекта не дают.

Что нужно и что нельзя записывать?

Фиксируйте все наиболее значимые дела. Сначала отмечайте обязательства, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы не путаться, заносите их в правильной последовательности и одинаковом формате: время, событие, место, комментарии — скажем, названия документов, которые необходимо взять с собой, или контактные данные.

Телефонные номера требуют особого внимания. Всегда записывайте их не только на актуальной странице ежедневника, но и в его конце, в стандартном разделе «Алфавитный справочник».

Гибкие задачи указывайте в нижней части страницы. План должен быть реалистичным: попытки заранее распределить более чем 60% рабочего времени — сизифов труд.

Выполненное отмечайте каким-нибудь условным знаком. Отдельные обозначения можно ввести для приоритетных и дополнительных дел. Только будьте постоянны в выборе символов. Для надёжности перечислите их в конце книжечки, где даётся свободное место для записей.

Не хотите мудрить с кружочками и галочками?

Е.С. Глухова, И.А. Дубинина рекомендуют (2):

При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.

Стикеры хороши для записи несрочных важных дел, которые терпеливо ждут своего часа. Правда, вы рискуете их потерять. Старайтесь, чтобы они не содержали уникальных сведений и тем более информации, которая может быть интересна конкурентам или мошенникам.

Слишком личных данных не должно быть и в самом органайзере. Категорически недопустимо заносить в него:

  • пин-коды к банковским картам;
  • пароли;
  • паспортные данные.

Указать свой номер допустимо и даже полезно: по нему вас найдут, если вы забудете органайзер на каком-нибудь мероприятии. Также стоит отметить на первой страничке свою группу крови. Вдруг эта циферка спасёт вам жизнь после ДТП?

Самоанализ по органайзеру

Ежедневник помогает продумать ближайшие дни и не выбиться из графиков. Это две его основные функции. Однако есть ещё, третья. Регулярные записи — любопытнейший источник информации.

Возьмите за правило перед окончанием каждой недели просматривать недавно заполненные странички и отвечать на вопросы:

  • На что вы тратили больше всего времени?
  • Задачи какого рода оказались «за бортом»? Нормально ли это?
  • Достаточно ли быстро вы продвигаетесь в выполнении несрочных дел, которые работают на ваше далёкое будущее?
  • Что препятствовало выполнению ваших планов? Была ли возможность устранить или обойти помехи?

Чтобы получить дополнительную информацию к размышлению, воспользуйтесь советом В.Куликовой (3):

Составляя ежедневный список дел в своем органайзере, выставляйте против каждого из них примерное количество времени. Например: написать письмо редактору — 15 минут; позвонить стоматологу и записаться на при-
ем — 5 минут; оплатить счет за электроэнергию — 30 минут; составить план выступления на совещании — 30 минут и т.д. Когда вы будете выполнять эти задачи, засеките время.

Указав реальные затраты минут и часов рядом с предполагаемыми, вы объективно оцените точность своих прогнозов. Вести такой учёт на протяжении целого года, конечно же, перебор. Недельного эксперимента будет вполне достаточно.

Пусть ежедневник упрощает вашу жизнь. Сложностей в ней и так хватает.

Литература:

  1. Г.Архангельский, «Корпоративный тайм-менеджмент», Альпина Бизнес Букс, 2008
  2. Е.С. Глухова, И.А. Дубинина, «Управление временем», Томск, 2009
  3. В.Куликова, «Заставьте время работать на вас», Москва, «Центрполиграф», 2008
  4. С.И.Калинин, «Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем», Спб, «Речь», 2006
  5. Н.А.Сидорова, Е.Б.Анисинкова «Тайм-менеджмент», Москва, Дашков и К°,  2008
Поделиться
Плюсануть
Отправить
Класснуть

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *