В Интернете полно статей о тайм-менеджменте. Читая их, вы будете кивать: да, вот это надо взять на заметку, это тоже хорошая идея… Но пойдёт ли дело дальше теоретического согласия с авторами толковых рекомендаций?
Предлагаю вам не советы, а подборку готовых таблиц для планирования и контроля. Разработала их сама, не один и не два раза вносила изменения, чтобы таблицы стали удобными в использовании и действительно помогали планировать, а не вносили в жизнь лишний стресс. Вам осталось только распечатать файлы и начать ими пользоваться.
Только, чур, подарок достанется не всем. Его получат самые дорогие моему сердцу люди — подписчики блога. Хотите попасть в их число — пожалуйте сюда.
Ниже я коротко расскажу, как пользоваться таблицами и почему это действительно эффективно.
Режим дня
Вряд ли нужно подробно распространяться о необходимости регулярно питаться и ложиться спать по часам. Вы сами понимаете, что беспорядочный ритм жизни губит уйму самого продуктивного времени плюс грозит какими-нибудь болячками.
Мой «довесок» к весьма очевидной таблице для ежедневного графика — столбец для привязанных задач. Прицепите к обязательным пунктам дня мелкие обыденные задачи, которые трудно постоянно удерживать в памяти.
Допустим, вы частенько забываете: а) выносить мусор; б) делать пятиминутную гимнастику для шеи, которую порекомендовал врач; в) применять увлажняющий крем для сухой кожи рук. Попробуйте всегда заниматься гимнастикой перед обедом, совершать мини-путешествие до контейнеров — перед ужином, а мазать руки кремом — на сон грядущий.
Поверьте, вам станет легче жить! Вечно раздражающие мелочи перестанут назойливо требовать внимания, будут выполняться автоматически.
План на неделю
“План на неделю” — напоминалка не столько об актуальных задачах, сколько о приоритетах.
Пользуясь ею, вы отдадите должное тем начинаниям, которые обеспечивают ваше движение вперёд.
Важными условимся называть дела, сопряжённые с достижением приоритетных целей либо со следованием ключевым принципам.
Навестить подругу в больнице — срочно и важно. Почему? Потому что у вас есть принцип — необходимо заботиться о близких, когда они в трудной ситуации. Нельзя отказываться от установок, определяющих мировоззрение.
Выучить таблицу времён английских глаголов — опять же важно, хотя и не срочно. Именно такие задачи обычно кочуют из плана в план, оставаясь на примете месяцами. Раз одна из ваших целей на год — выучить английский до уровня Intermediate, найдите время вместо оправданий.
Отремонтировать принтер — неважное срочное дело. К данной категории обычно относят разную текучку — бытовые заботы, формальности с документами и др. Подобная ерунда любит напоминать о себе. Подошли вы к принтеру распечатать файл — ой, да вчера же было что-то неладно с подачей чернил! Ну-ка, в чём загвоздка? Вы сами не заметите, как проколдуете над капризным устройством добрых два часа золотого утреннего времени. Между тем, распечатать файл можно где-нибудь по дороге на обед за чисто символическую сумму.
Пара советов по заполнению таблицы:
- рядом с заголовком удобно указать дату: например «План на неделю: 4.12-10.12»;
- в первой колонке под сокращённым названием дня недели не поленитесь вписать соответствующие числа из календаря.
Итоги недели
Планы нужно не только строить, но ещё и выполнять.
В пятницу вечером или, если угодно, в воскресенье возьмите за правило вкратце оценивать результаты рабочей недели. Отмечайте реальные достижения (пусть даже и не особо грандиозные!), чтобы подбодрить себя.
Честно отчитывайтесь и о промахах. Постарайтесь указывать просчёты не для галочки; перечисляйте даже те факты, о которых, казалось бы, лучше вообще навсегда забыть. Ругать себя не надо, достаточно осознать ошибки.
Ну и, наконец, делайте выводы в формате советов себе любимому.
Крайне желательно избегать туманных пафосных формулировок вроде “Научиться лучше контролировать себя”, “Развивать силу воли” и др. Пусть идеи будут предельно конкретными и реалистичными.
Допустим, у начинающего предпринимателя может получиться такое «итого»:
| Неделя | Успехи | Допущенные ошибки | Какой урок надо извлечь? |
| 1 | Нашёл время для всех важных несрочных дел, которые планировал.
Договорился о постоянном сотрудничестве с опытным менеджером по рекламе Обнаружил, что могу подтягиваться на турнике десять раз вместо пяти. |
Подвёл заказчика, перепутав сроки.
Плохо вёл переговоры. Слишком легко согласился на предложенные условия. Ел слишком много сладкого |
Ставить на телефоне напоминалки о делах, которые связаны с выполнением обещаний в не очень близком будущем.
Найти книгу или аудиокурс по ведению переговоров и изучить до конца месяца. Есть сладкое дважды в неделю — в понедельник и в пятницу. |
Таблица рассчитана на четыре недели. Заполняя её, вы будете подводить промежуточные итоги месяца.
План на год
Табличка, которой пользуюсь я и которую рекомендую вам, состоит из двух частей. Первую напечатайте как минимум в четырёх экземплярах — по количеству важных для вас сфер жизни (работа, семья, здоровье, личностный рост и др.).
Укажите в распечатках цели, которые:
- однозначно важны;
- уже обдуманы и признаны достижимыми.
Проиллюстрирую на примере.
Сфера жизни: семья
| Главные цели | Задачи, решение которых позволит добиться цели | Показатели достижения цели |
| Облегчить течение хронического гастрита у сына |
|
Гастрит сына после курса лечения и отдыха в санатории — в устойчивой ремиссии на протяжении 3 месяцев или более. |
| Помочь родителям выгодно продать бабушкину квартиру |
|
Родители продали квартиру и получили не менее 2 млн.руб. |
Не путайте цели с задачами. Цель — то, ради чего вы собираетесь предпринять определённые действия. Задачи — собственно действия, которые следует выполнить.
Обходитесь без чрезмерной детализации, добивайтесь чётких и лаконичных формулировок.
Таблицу-приложение для начала распечатайте в одном экземпляре.
В неё нужно внести идеи “про запас”. Не ограничивайте простор фантазии, зафиксируйте всё, на что вы в принципе хотели бы обратить усилия. К этим записям вы обратитесь при наличии денег и времени.
| Дополнительные цели | Показатели, при которых цель будет считаться достигнутой |
| Выучить английский до того уровня, на котором его можно будет использовать при поездках в отпуск |
|
| Сделать ремонт в кухне | в кухне заменен линолеум и переклеены обои |
Бюджет на месяц
Не понимаете, куда уходит весь заработок? Попробуйте прибегнуть к простой и наглядной схеме распределения бюджета.
Для начала определите актуальные именно для вас статьи расходов (“Аренда”, “Коммунальные расходы”, “Крупные покупки”, “Транспорт”, “Лекарства” и др.). Допишите их в таблицу к тем пунктам, которые я уже указала.
Теперь распределите доступную сумму на четыре недели вперёд.
Обязательно укажите, сколько денег вы настроены отложить (в левом нижнем углу моей таблицы значится заветное слово “Копилка”).
Рассчитываясь в магазинах, непременно берите чеки. Записывайте суммы из них в соответствующие ячейки.
Продукты и бытовую химию вы покупаете почти каждый день. Настолько частые расходы лучше отслеживать в недельных масштабах. Семь дней недели — семь ячеек в таблице.
Чтобы не “съесть” зарплату, подбивайте промежуточный итог расходов в среду или четверг. Потратили больше половины — значит, постарайтесь дотянуть до понедельника без деликатесов.
Другие расходы — на крупные покупки, одежду, медицину — случаются не каждый день и даже не каждую неделю. Их пишите просто в строчку через запятую.
Когда все затраты перед глазами, легко понять, вправе ли вы позволить себе очередное дорогостоящее приобретение. Собственно, ради этого и стоит затевать строгий учёт финансов.
В конце месяца посчитайте, сколько денег удалось сберечь.
Как распорядиться остатком — решайте сами. Допустим, основную часть отложите в резервный фонд, на вклад, а относительно небольшую сумму оставьте на карманные расходы — в качестве награды за умение экономить.
p.s. Для тех, кто уже подписан — ссылка на скачивание прямо в письме с этим постом.