Классический тайм-менеджмент дает нам огромную кучу инструментов для того, чтобы грамотно распределить свои дела и гарантированно справиться с наиболее важными из них.Все эти инструменты и принципы достаточно хорошо известны — разделение целей по степени важности и срочности, делегирование дел, не требующих личного контроля и т.д.
В общем, с этим у нас все в порядке — написать отличный план не составляет труда. К сожалению, сразу после этого благодать заканчивается.
Реальная жизнь чихать хотела на наши планы
Наверняка у вас не раз и не два летели вверх тормашками все тщательно распланированные дни. Не раз и не два вам (как и мне) не удавалось выполнить и половины вашего грамотно составленного to-do листа. Потому что управлять временем совсем не так просто, как кажется, кода читаешь какое-нибудь глянцевое руководство.
Любая система, применяемая для постановки задач, всегда проще реальной жизни. Которая всегда вносит свои коррективы: клиенты не платят вовремя, пустяковая с виду проблемка отнимает два часа вместо 15 минут, в самое неподходящее время отрубают Интернет.
Разумеется, для того, чтобы бороться с невыполнением задач у любой более-менее продуманной системы time-management есть свои методы.
Например:
- Правило «планируем только 60% времени».
- Делим дела на «обязательно сделать», «желательно сделать», «необязательно», т.е. всегда помним о приоритетах.
- Всегда имеем резервный план.
Это все отлично и на самом деле работает. Но порождает новые проблемы:
- Приходится тратить больше времени на планирование.
- Часто бывает трудно расставить приоритеты, особенно если встает выбор между разными сферами жизни, например, семьей и работой.
- Ну и так далее.
Можно ли избежать невыполнения задач?
Конечно нет. Это свойство самой жизни.
Зато бороться с последствиями этого невыполнения — можно. То есть: задачи по-прежнему не будут делаться в полном объеме, мы просто смиряемся с этим. И пытаемся поднять свою эффективность другим способом.
Как повысить свою эффективность в течение недели?
Вот этот способ (лучше всего работает на среднем промежутке времени — неделе).
1. Мы планируем неделю как обычно, предусматривая важные дела в разных сферах (профессиональный рост, общение, саморазвитие, здоровье, деньги).
2. Мы стараемся аккуратно выполнять то, что поставили себе как задачу.
3. В середине недели (скажем, в среду утром) анализируем пройденный этап.
Скорее всего, ситуация будет следующая:
- В какой-то сфере удалось выполнить все дела.
- В других областях мы работали не столь эффективно, есть несколько пропущенных задач.
А теперь самое главное.
Выделив сферу, где у вас все отлично получается на этой неделе, нужно направить максимум усилий на то, чтобы развить успех сверх плана.
Почему это работает?
И один из факторов, которые влияют на то, насколько окупаются наши усилия, это насколько мы на них сконцентрированы. Насколько много усилий мы предпринимаем в единицу времени.
Знаете, как работает кумулятивный снаряд? Если кратко, то он прожигает броню танка за счет концентрации огня в одной маленькой точке. Небольшое воздействие — и мощной боевой машине конец. Вот она, эффективность! А теперь — более близкий к практике пример.
Пример использования метода
Допустим, вы поставили на неделю следующие цели:
- Обзвонить 50 потенциальных партнеров (по 10 штук в день).
- Каждый день делать пробежку.
- Понедельник, среда, пятница — поход в бассейн.
- Посетить мероприятия А, Б, В, Г.
К вечеру среды вы понимаете, что сделали только 20 звонков (хотя запланировано 30). Зато цели 2 и 3 выполняются без всяких проблем и задержек.
То есть мы видим, что обстоятельства складываются неблагоприятно для сферы «работа/бизнес» и благоприятно для «здоровье/красота».
У нас есть два варианта.
А. С самурайским упорством пытаться во что бы то ни стало догнать план по звонкам.
Б. Принять сложившуюся ситуацию и найти лучшее решение в сложившейся ситуации.
Так вот, на мой взгляд, тут лучше вариант Б. А лучшее решение — это концентрация на такой стороне жизни как «здоровье».
Мы просто объявляем эту неделю неделей здорового образа жизни для себя. Раз уж обстоятельства благоприятствуют. И стараемся закрепить успех (то есть выполнение всех поставленных в этой сфере целей).
Это не значит, что мы «забиваем» на работу. Нет, мы продолжаем стремиться к поставленным задачам во всех сферах Просто — направляем свое внимание на мелочи, связанные с успешной сферой (квадрат Б по классической схеме), а в остальных ограничиваемся срочными делами (квадрат А). Например:
- Отказываемся от пятничной рюмочки коньяка.
- Заставляем себя обедать не традиционным «бизнес-ланчем», а заказываем полезную еду.
- Строго соблюдаем режим дня.
Что нам это дает?
Да очень просто — мы получаем хороший отдых для своего организма. Концентрированная забота позволяет получить мощный оздоровительный эффект.
Совершенно аналогично мы поступаем, если дела хорошо идут на работе, а вот с пробежками произошла накладка. Продолжаем бегать по утрам, но не корим себя за пропуск, обращаем внимание на взаимоотношения в коллективе, самообразование в профессиональной сфере и т.д. Примеряем роль «идеального сотрудника».
Как показывает моя личная практика, у вас есть хороший шанс по итогам 3-4 недель достичь даже большего эффекта, чем если бы планы на каждую неделю аккуратно выполнялись.
Еще раз о преимуществах
Кроме того, нам для всех этих позитивных перемен не требуется проявлять чудеса самодисциплины. Ведь всегда легче заниматься тем, что получается.
Не стоит забывать и о том, что такое перестраивание на ходу позволяет избежать угрызений совести и стресса из-за просроченных дел.
Наконец, это вносит разнообразие в жизнь.
Короче, нужно попробовать применить схему на практике, чтобы понять все ее прелести. Конечно, она тоже имеет свои ограничения. Но как один из инструментов самоменеджмента — лично у меня работает неплохо.
Успехов!
Класс! Я делаю всегда наоборот — стараюсь догнать недовыполненные дела. При этом часто отпускаю из внимания то, что хорошо получается И как итог — нет 100% ни на каком фронте, одолевают угрызения совести. Спасибо за советы!
Лично я стараюсь делать в первую очередь наиболее сложные задачи, что бы легкие оставались на потом. Как вариант, можно себя всячески наказывать за невыполнение какого-либо дела(не самому съесть шоколадку, а поделиться с другом:)).А вот за выполнение дела точно и в срок себя нужно не забывать поощрять.
На самом деле, просто надо делить дни на дни по расписанию и дни сумбурные.
Первые — это когда знаешь,что надо сделать и когда, вторые — знаешь, что надо сделать, но делаешь не по порядку. Так на мой взгляд намного эффективнее.
Мне отлично
помогает способ записать все в ежедневник и поставить свою подпись внизу. Теперь я сам расписался за свой день. Нарушу получу взыскание
Мысль здравая, но все же это скорее ответ не как бороться с невыполнением. Скорее это совет как получить выигрыш от сложившейся ситуации. От себя добавлю, борюсь невыполнением: в последнее время тоже перераспределением задач, более тщательным планирование, меньше дел ставлю в обязательное 2-3. И составляю список дел, которые можно выполнить, но срочности не имеют.
Пользуюсь методикой GTD + своей методикой + эксперементы, не все гладко, но улучшения бывают.
Стараюсь при выполнении важных дел меньше внимания уделять отвлекающим моментам(телефон, телевизор,аська и т.д.). Сначала заставляю себя сделать самое сложное на пути к цели, затем менее сложные задачи. Именно заставляя себя двигаться к цели шаг за шагом продвигаешься к своей мечте!