Как бороться с невыполнением задач?

Рука, пишущая в ежедневникеКлассический тайм-менеджмент дает нам огромную кучу инструментов для того, чтобы грамотно распределить свои дела и гарантированно справиться с наиболее важными из них.
Все эти инструменты и принципы достаточно хорошо известны - разделение целей по степени важности и срочности, делегирование дел, не требующих личного контроля и т.д.
В общем, с этим у нас все в порядке - написать отличный план не составляет труда. К сожалению, сразу после этого благодать заканчивается.

Просто потому, что

Реальная жизнь чихать хотела на наши планы 

Человек со знаком стоп
Наверняка у вас не раз и не два летели вверх тормашками все тщательно распланированные дни. Не раз и не два вам (как и мне) не удавалось выполнить и половины вашего грамотно составленного to-do листа. Потому что управлять временем совсем не так просто, как кажется, кода читаешь какое-нибудь глянцевое руководство.

Любая система, применяемая для постановки задач, всегда проще реальной жизни. Которая всегда вносит свои коррективы: клиенты не платят вовремя, пустяковая с виду проблемка отнимает два часа вместо 15 минут, в самое неподходящее время отрубают Интернет.

Разумеется, для того, чтобы бороться с невыполнением задач у любой более-менее продуманной системы time-management есть свои методы.

Например:
  • Правило "планируем только 60% времени".
  • Делим дела на "обязательно сделать", "желательно сделать", "необязательно", т.е. всегда помним о приоритетах.
  • Всегда имеем резервный план.
Это все отлично и на самом деле работает. Но порождает новые проблемы:
  • Приходится тратить больше времени на планирование.
  • Часто бывает трудно расставить приоритеты, особенно если встает выбор между разными сферами жизни, например, семьей и работой.
  •  Ну и так далее.

Можно ли избежать невыполнения задач?

Конечно нет. Это свойство самой жизни - "Бог располагает".
Зато бороться с последствиями этого невыполнения - можно. То есть: задачи по-прежнему не будут делаться в полном объеме, мы просто смиряемся с этим. И пытаемся поднять свою эффективность другим способом.

Как повысить свою эффективность в течение недели?

Вот этот способ (лучше всего работает на среднем промежутке времени - неделе).

1. Мы планируем неделю как обычно, предусматривая важные дела в разных сферах (профессиональный рост, общение, саморазвитие, здоровье, деньги).
2. Мы стараемся аккуратно выполнять то, что поставили себе как задачу.
3. В середине недели (скажем, в среду утром) анализируем пройденный этап.

Скорее всего, ситуация будет следующая:
  • В какой-то сфере удалось выполнить все дела.
  • В других областях мы работали не столь эффективно, есть несколько пропущенных задач.
А теперь самое главное.
Выделив сферу, где у вас все отлично получается на этой неделе, нужно направить максимум усилий на то, чтобы развить успех сверх плана.

Почему это работает?

Дело в том, что наши усилия по-разному сказываются на результате. Какие-то приносят больше эффекта, какие-то меньше (привет от Парето!).
И один из факторов, которые влияют на то, насколько окупаются наши усилия, это насколько мы на них сконцентрированы. Насколько много усилий мы предпринимаем в единицу времени.
Знаете, как работает кумулятивный снаряд? Если кратко, то он прожигает броню танка за счет концентрации огня в одной маленькой точке. Небольшое воздействие - и мощной боевой машине конец. Вот она, эффективность! А теперь - более близкий к практике пример.

Пример использования метода

Допустим, вы поставили на неделю следующие цели:
  1. Обзвонить 50 потенциальных партнеров (по 10 штук в день).
  2. Каждый день делать пробежку.
  3. Понедельник, среда, пятница - поход в бассейн.
  4. Посетить мероприятия А, Б, В, Г.
К вечеру среды вы понимаете, что сделали только 20 звонков (хотя запланировано 30). Зато цели 2 и 3 выполняются без всяких проблем и задержек.

То есть мы видим, что обстоятельства складываются неблагоприятно для сферы "работа/бизнес" и благоприятно для "здоровье/красота".

У нас есть два варианта.

А. С самурайским упорством пытаться во что бы то ни стало догнать план по звонкам.
Б.  Принять сложившуюся ситуацию и найти лучшее решение в сложившейся ситуации.

Так вот, на мой взгляд, тут лучше вариант Б. А лучшее решение - это концентрация на такой стороне жизни как "здоровье".

Мы просто объявляем эту неделю неделей здорового образа жизни для себя. Раз уж обстоятельства благоприятствуют. И стараемся закрепить успех (то есть выполнение всех поставленных в этой сфере целей).

Это не значит, что мы "забиваем" на работу. Нет, мы продолжаем стремиться к поставленным задачам во всех сферах Просто - направляем свое внимание на мелочи, связанные с успешной сферой (квадрат Б по классической схеме), а в остальных ограничиваемся срочными делами (квадрат А). Например:
  • Отказываемся от пятничной рюмочки коньяка.
  • Заставляем себя обедать не традиционным "бизнес-ланчем", а заказываем полезную еду.
  • Строго соблюдаем режим дня.
Что нам это дает?
Да очень просто - мы получаем хороший отдых для своего организма. Концентрированная забота позволяет получить мощный оздоровительный эффект.

Совершенно аналогично мы поступаем, если дела хорошо идут на работе, а вот с пробежками произошла накладка. Продолжаем бегать по утрам, но не корим себя за пропуск, обращаем внимание на взаимоотношения в коллективе, самообразование в профессиональной сфере и т.д. Примеряем роль "идеального сотрудника".

Как показывает моя личная практика, у вас есть хороший шанс по итогам 3-4 недель достичь даже большего эффекта, чем если бы планы на каждую неделю аккуратно выполнялись.

Еще раз о преимуществах

Кроме того, нам для всех этих позитивных перемен не требуется проявлять чудеса самодисциплины. Ведь всегда легче заниматься тем, что получается.

Не стоит забывать и о том, что такое перестраивание на ходу позволяет избежать угрызений совести и стресса из-за просроченных дел.

Наконец, это вносит разнообразие в жизнь.
Короче, нужно попробовать применить схему на практике, чтобы понять все ее прелести. Конечно, она тоже имеет свои ограничения. Но как один из инструментов самоменеджмента - лично у меня работает неплохо.

Успехов!