Список дел на день: как правильно использовать ToDo list

Один из наиболее распространенных инструментов для управления своими делами - это простой перечень дел, их список, или, как говорят в Америке, ToDo list.

Нельзя сказать, что это идеальный инструмент для планирования и ведения дел. Существуют гораздо более мощные и продвинутые инструменты, которые могут поднять вашу личную эффективность на новый уровень.


Тем не менее, примитивный список дел не собирается сдавать позиций. Миллионы людей день за днем используют его - кто набрасывая заметки на газете, кто набирая ровные строчки в вордовском файле или специальном интернет-сервисе.

Ясно, что это связано с его преимуществами:

1. Простота: для освоения всего GTD (одной из популярнейших систем управления временем и делами) нужно выделить минимум день-два.

2. Естественность: многие люди, даже никогда не слышавшие грозных терминов вроде life-management тем не менее ведут списки дел. Собственно, составить этакий реестрик заданий для самого себя - первая мысль, которая приходит в голову при необходимости как-то упорядочить день.

3. Возможность изменения и модернизации. Никто не мешает постепенно отшлифовывать и усложнять (если это необходимо!) первоначальный примитивный перечень.

Ну а теперь к главному. Советами вроде "как составить список дел" Интернет просто завален, однако они, как правило, излагаются довольно хаотично. Так что я постараюсь изложить основные принципы упорядоченно и поделюсь личным опытом использования ToDo.

Я предлагаю следующие принципы использования списка задач на день:

1. "Комфорт - наше все!"
2. "Реальность - первична, список - вторичен"
3. "Не делайте из списка культа"

Теперь немного подробнее о каждом.

"Комфорт - наше все!"
Мы начинаем использовать ToDo не для того, чтобы повесить очередной камень себе на шею. Поэтому нужно заранее продумать наиболее удобный лично для вас способ. Ясно, что список должен быть легко доступен в течение всего дня, не должен обременять вас (то есть покупать отдельный блокнот и везде таскать его с собой - не очень-то разумно), в идеале должен быть частью чего-то, что у вас есть и так. Например, для тех, кто не сидит на месте, вполне можно пользоваться стандартными инструментами в мобильнике. Для тех, у кого работа связана с компьютером и есть  к нему частый доступ - можно использовать онлайн-сервисы. Я пользуюсь персональной страницей Google, на которую можно добавлять разные гаджеты, в том числе и мини-органайзер. Кроме того, на эту страницу выведены нужные мне информеры, почта и RSS-ридер.

К слову: я обращаюсь к этой странице тогда, когда одна из поставленных задач выполнена и ее можно удалить: таким образом, я походя становлюсь невосприимчив к проблеме многих людей - слишком часто проверять e-mail, список любимых блогов и новостей. Задач на день у меня обычно 5-6 и этого количества заходов более чем достаточно: я в курсе всей нужной мне информации, но добывание ее не превращается в манию, я бросаю взгляд на свой почтовый ящик мимоходом

В целом принцип комфорта достаточно очевиден и естественен, тут вряд ли нужны дополнительные комментарии.

"Реальность - первична, список - вторичен"

Вот это уже малость посложнее, этот принцип игнорируется многими. Он относится собственно к составлению перечня дел. Этот процесс должен опираться на ваши реальные возможности, желания и цели, и - не в последнюю очередь - на трезвую оценку ситуации. Что, в частности, означает:
  • Собирая в кучу свои задачи на день, нужно представлять общий ход их выполнения: это я сделаю тогда-то (и потребуется столько-то времени), вот это - потом (и значит на задачу 7 времени уже не хватит).  Очень часто люди, планируя день с утра, переполнены энтузиазмом и уверены, что сделают 10, 100, 1000 дел. Потом возникают мелкие помехи, препятствия, наваливается усталость - и из двадцати задач в итоге сделано четыре. Разочарование, еще большая усталость, падение пресловутой самооценки.
  • Спросите себя о логичном и естественном порядке выполнения дел. Первая заповедь тайм-менеджмента: "важные дела сначала!", но нельзя забывать и о других факторах: усталости к концу дня (творческие дела и особо сложные дела - утром), наличии пробок в часы пик (деловая поездка - удобное время) и так далее.
  • На список распространяется общее правило хорошего планирования: план - это способ рационально распределить усилия и только. Многие люди пытаются впихнуть в свой ToDo list как можно больше заданий: дескать, раз записано, то я выполню, я такой, волевой парень! Поверьте заставлять себя таким образом - это не лучший способ повышения продуктивности.
Подчеркну: это только несколько примеров реализации данного принципа, которые призваны его проиллюстрировать. Существует немало иных проблем с вашим органайзером, которые устраняются, если не выпускать из виду жизнь и действительность, но перечислять их все здесь нет никакой возможности.

"Не делайте из списка культа"

Надеюсь, более-менее очевидно, что:
  • Далеко не для всех людей и профессий применение ToDo нужно и эффективно;
  • Нет смысла заставлять себя составлять данные списки, если у вас сложился собственный и хорошо работающий метод планирования дел;
  • Использование описываемого инструмента не решает всех проблем с продуктивностью и наивно ожидать от него этого;
  • Глупо прикладывать излишне много усилий, чтобы составить идеальный список дел: сосредотачивайтесь на реальных задачах, а не на их "обслуживающем персонале". Короче говоря: если вы тратите на запись своих задач больше 5 минут в день - надо что-то менять.

И прочая, и прочая и прочая. Вообще-то культ не стоит делать из чего бы то ни было, а уж из бумажки с десятком строчек - точно

Успехов!
Интересно? Полезно? Подписывайся на обновления, чтобы быть в курсе!